Skanowanie dokumentów

Usługa skanowania dokumentów obejmuje masowe konwertowanie na postać elektroniczną dokumentów papierowych. Obrazy zeskanowanych dokumentów mogą być następnie przechowywane na dowolnym nośniku cyfrowym: płycie DVD, pendrive, dysku przenośnym, dysku sieciowym lub udostępnione w postaci archiwum on-line.

Stworzenie elektronicznej kopii dokumentów papierowych ma bardzo wiele zalet. Do najważniejszych należą:

• Oszczędność miejsca - jedna płyta DVD pomieści dokumentację zajmująca kilkadziesiąt segregatorów.
• Zwiększenie poufności - dokumenty elektroniczne można zabezpieczyć hasłem, bez którego nikt poza osobami uprawnionymi ich nie przeczyta.
• Bezpieczeństwo - osoba uprawniona może stworzyć dodatkowe kopie wszystkich danych i umieścić je w bezpiecznym miejscu (np. innym oddziale firmy, skrytce bankowej).
• Łatwy dostęp - odpowiednie skatalogowanie dokumentacji elektronicznej pozwala natychmiast wyszukać konkretny dokument (podobnie jak działa Google).
• Archiwum on-line - dokumenty elektroniczne można udostępnić on-line dzięki czemu osoby uprawnione będą miały do nich dostęp 24h/dobę z każdego miejsca na świecie.

Usługa skanowania dokumentów krok po kroku:

Z dokumentów papierowych usuwane są wszelkie elementy typu zszywki, spinacze, itp. Następnie dokumenty są sortowane i dzielone na mniejsze części.

Posegregowane dokumenty skanowane są za pomocą nowoczesnych, bardzo wydajnych skanerów (obecnie jesteśmy w stanie zeskanować do 30 000 stron A4 dziennie).

Obrazy zeskanowanych dokumentów podlegają automatycznej kompresji i wstępnemu procesowi OCR (dzięki czemu możliwe jest np. skopiowanie fragmentu tekstu z pliku PDF) a następnie zapisywane są na nośniku elektronicznym.

Oryginalne dokumenty papierowe, są ponownie spinane, układane a następnie zwracane na wskazany przez klienta adres.

Dokumenty w postaci elektronicznej przekazywane są klientowi w najwygodniejszej dla niego postaci, co w dużej mierze zależy od liczby skanowanych dokumentów, typu skanowanych dokumentów i rodzaju działalności Klienta.

• Stworzenie w pełni edytowalnych plików Worda, Excela, itp.
• Stworzenie archiwum elektronicznego
• Wdrożenia systemu zarządzania dokumentami