Systemy zarządzania dokumentami

Systemy zarządzania dokumentami, z języka angielskiego DMS - document management systems, są rozwiązaniem dla firm oraz instytucji chcących przenieść zarządzanie i obieg dokumentów z tradycyjnej formy papierowej na nowoczesną elektroniczną. Z punktu widzenia użytkowników, wdrożony w organizacji system DMS to program komputerowy pozwalający łatwo, szybko i wydajnie prowadzić nowoczesne biuro pracujące na zdigitalizowanej dokumentacji.

Większość dostępnych na rynku systemów zarządzania dokumentami pozwala:

• - rejestrować i katalogować dokumenty przychodzące i wychodzące z firmy,
• - klasyfikować i indeksować dokumenty zgodnie z wypracowanym przez firmę schematem,
• - wersjonować dokumenty często modyfikowane lub będące obiektem pracy zbiorowej,
• - sterować elektronicznym obiegiem dokumentów,
• - archiwizować dokumentację w postaci elektronicznej.

Usługa wdrażania systemu DMS krok po kroku

Na podstawie rozmów z Klientem doradzamy czy i jaki system DMS jest dla niego optymalny. Zdarza się, iż zamiast systemu DMS wystarczy instalacja współdzielonego dysku zewnętrznego i stworzenie konta w Google Docs.

Dostarczamy, instalujemy, konfigurujemy i uruchamiamy system DMS w organizacji Klienta. Jeśli jest to niezbędne zajmujemy się również aspektami technicznymi takimi jak podłączenie dysków zewnętrznych, itp..

Pomagamy stworzyć optymalną strukturę organizacyjną wewnątrz systemu DMS odpowiadającą specyfice działalności Klienta. Na życzenie Klienta możemy również zdigitalizować a następnie zaimportować do systemu DMS dotychczasowe archiwa papierowe.

Szkolimy pracowników tak aby korzystanie z nowo wdrożonego systemu DMS było dla nich ulgą w dotychczasowej pracy a nie kolejnym przykrym obowiązkiem.